אינטגרציה בין monday.com ל – iCount

צוות iCount,
מעודכן 25/09/2024

Monic – חיבור ל-monday ועבודה עם תבניות מוכנות מראש

באפליקציית MonIc ניתן להשתמש בשתי דרכים: באמצעות תבנית מוגדרת מראש של לוחות monday.com או התאמה אישית של MonIc בלוחות הקיימים שלכם. במאמר זה, תמצאו הוראות התקנה ועבודה עם תבניות מוכנות מראש, בשביל לייעל את העבודה היומיומית שלכם.

התקנה

שלב פשוט ומהיר מאוד: חפשו את אפליקציית MonIc ב-monday.com והתקינו אותה. לאחר ההתקנה, גשו להגדרות כדי להעניק את ההרשאות הדרושות ולהוסיף את טוקן ה-iCount שלכם. לאחר השלמת ההתקנה, יש לכם שתי אפשרויות: להשתמש בתבנית MonIc או להתאים אישית את השירות לצרכים שלכם.

כדי להתחיל, גשו ל-marketplace של monday.com וחפשו את "MonIc". מצאתם? התקינו את התוסף כדי להתחיל לשלב את MonIc בלוחות שלכם ב-monday.com.

אשרו את החיבור והגדירו את טוקן ה-iCount:

שימוש בתבנית מוכנה מראש:

למשתמשים שטרם החלו לנהל את הלקוחות שלהם , הפרוייקטים ואולי גם את המלאי או שיש להם אפשרות להתחיל לעבוד עם התבנית באופן כללי, ניתן להוריד תבנית מוכנה לעבודה של MonIc. כל הפונקציונליות כבר מוטמעת בתבנית (למעט אם תרצו לעבוד עם sub items)

התקנה

בקרו באתר monday.com: התחילו בתהליך ההתקנה הסטנדרטי כפי שמתואר באתר.

נווטו לאפליקציות:

היכנסו לחשבון שלכם.
גשו לקטגוריית ה'אפליקציות'.

הפעילו את MonIc:

בחרו את MonIc מרשימת האפליקציות הזמינות והוסיפו אותה לחשבון שלכם.

בחרו Workspace:

בחרו את סביבת העבודה בה תרצו להטמיע את MonIc.

השלמת ההתקנה:

MonIc תוגדר אוטומטית בסביבת העבודה שבחרתם ויהיה מוכן לשימוש.

iCountConnect.mp4

הגדרות:

אנא הימנעו מביצוע שינויים בעמודות שהוגדרו בתחילה על ידי MonIc. תוכלו להוסיף עמודות חדשות ככל שתצטרכו. אפשר לשנות את השמות אך לא למחוק או לשנות את סוג העמודה.
גישה או יצירת לקוח: התחילו בניווט ללקוח קיים או יצירת לקוח חדש במערכת.
תצוגת פריטים או הגדרות: בתוך עמוד הלקוח, גשו ל-'Item View' ובחרו ב-'iCount' או גשו להגדרות בתצוגת הפריטים.
השלמת אימות: אם יש בעיות באימות, תועברו לעמוד שבו תוכלו להשלים או לעדכן את פרטי האימות שלכם, כולל אימות מול monday.com והגדרת טוקן iCount.

Initiate.mp4

ניהול והצגת מסמכים:

חשוב לזכור שהמערכת שלנו כוללת שלושה לוחות עיקריים: לקוחות, פרויקטים ומלאי. לצורך עיבוד פריטים למסמכים או תשלומים, הלקוח חייב להיות מקושר לשורת פרויקט המסומנת כ-'מוכן'. (מלאי לא הכרחי)

מדריך שלב-אחר-שלב:

יצירת שורת פרויקט חדשה: גשו ללוח הפרויקטים וצרו שורה חדשה.
קישור ללקוח ופריט מלאי: קשרו את השורה ללקוח מתאים ובחרו פריט מלאי.
גישה לתצוגת פריטי הלקוח: פתחו את תצוגת הפריט בלוח הלקוחות.
עיבוד הפריט: הפריט מקושר מוכן לעיבוד למסמכים.
לחיצה על 'יצירת הצעה חדשה': התחילו את תהליך יצירת המסמך.
אימות ותוספות: תאמתו והוסיפו נספחים למסמך.
לחיצה על 'יצירת הצעה': סיימו את יצירת המסמך.
צפייה במסמך החדש: המסמך נוצר וניתן לנהל אותו בפלטפורמה.

docUsage.mp4

תשלומים:

יצירת שורת פרויקט חדשה: גשו ללוח הפרויקטים וצרו שורת פרויקט חדשה.
קישור ללקוח ופריט מלאי: קשרו את השורה ללקוח מתאים ובחרו פריט מלאי עבור העסקה הקרובה.
גישה לתצוגת פריטי הלקוח: גשו ללוח הלקוחות, מצאו את הלקוח הרלוונטי ופתחו את 'תצוגת פריט'. ה view שיהיה לכם שם הוא Monic – iCount client view – אתם יכולים לשנות את השם.
עיבוד הפריט: בתצוגת הפריט תמצאו את פריט המלאי שקושר קודם לכן, שהוא כעת מוכן לעיבוד למסמכים או לפעולות נוספות.
בחירת דף תשלום: ודאו שיש לפחות דף תשלום אחד שנוצר בחשבון ה-iCount שלכם. בחרו אם ליצור דף תשלום מיידי ולהמשיך עם התשלום, או לייצר URL לתשלום.
יצירה וניהול של URL לתשלום: ייצרו URL לתשלום שיישמר בשורת הלקוח. ניתן להעביר את ה-URL בכל דרך שתבחרו, מה שמאפשר גמישות באפשרויות התשלום.

Payments.mp4

מלאי:

ניווט ללוח מלאי/פריטים: גשו ללוח זה במערכת שלכם לניהול המלאי.
יצירת מוצר: הזינו את פרטי המוצר הדרושים כדי ליצור רישום מוצר חדש.
סנכרון אוטומטי: לאחר יצירת המוצר, הוא יסונכרן אוטומטית עם iCount, כך שכל נתוני המלאי שלכם יהיו מעודכנים בכל הפלטפורמות.

inventory.mp4

Monic – חיבור ל-monday ועבודה עם לוחות קיימים

באפליקציית MonIc ניתן להשתמש בשתי דרכים: באמצעות תבנית מוגדרת מראש של לוחות monday.com או התאמה אישית של MonIc בלוחות הקיימים שלכם. במאמר זה, תמצאו הוראות התקנה ועבודה עם לוחות קיימים, בשביל לייעל את העבודה היומיומית שלכם.

התקנה

אשרו את החיבור והגדירו את טוקן ה-iCount:

התאמת השירות ללוחות קיימים:

שירות MonIc מאפשר לכם לסנכרן, לנהל ולהציג את כל הפעילויות שלכם ב-monday.com יחד עם חשבון ה-iCount שלכם, כך שלא תצטרכו לעבור בין פלטפורמות כדי להשלים את המשימות שלכם.

customMonicService.mp4

ההתקנה זהה בן אם אתם משתמשים בתבנית מוכנה מראש או מתאימים את השירות ללוחות שלכם.

שירות MonIc עובד עם שלושה לוחות:

אנשי קשר או לקוחות
פרויקטים של לקוחות
מלאי (לא חובה)

לאחר התאמה אישית של השירות, תוכלו:

ליצור אוטומטית לקוחות ופריטי מלאי
לייצר,לצפות ולנהל מסמכים עבור כל לקוח
לטפל בתשלומים בצורה יעילה

שילוב MonIc עם הלוחות שלכם ב-monday.com ייעל את זרימת העבודה שלכם וישפר את הפרודוקטיביות. שילוב השירות כולל שומוש או יצירת עמודות שבהן ייעשה שימוש לעבודה מול iCount.

לפני שנתחיל, חשוב לציין שאם כבר יש לכם עמודות שהוגדרו לפי הסוגים המוזכרים כאן, תוכלו להשתמש בהן. במדריך זה, ניצור את העמודות הלל שוב, אם יש לכם עמודות קיימות (למשל מזהה חברה מסוג text – תוכלו להשתמש בו)

לקוחות:

עבור לוח אנשי הקשר/לקוחות, יש ליצור/לוודא את קיום העמודות הבאות:

שם החברה, סוג: Text
עמודה זו תכיל את שם החברה של הלקוח.
מזהה חברה, סוג: Text
זהו מזהה היישות הפיננסית בפועל, כלומר מזהה החברה של הלקוח. זה אינו מזהה של com או iCount.
סטטוס, סוג: Status
MonIc דורשת ערך סטטוס ספציפי: 'Imported from iCount'. יש לוודא שזה הערך המדויק, והוא רגיש לאותיות גדולות וקטנות.
טלפון, סוג: Phone
עמודה זו תכיל את מספר הטלפון של הלקוח.
אימייל, סוג: Email
עמודה זו תכיל את כתובת האימייל של הלקוח.
iCount Client ID, סוג: Text
עמודה זו תעודכן על ידי MonIc עם מזהה הלקוח שנוצר ב-iCount.
כתובת URL לדף תשלום, סוג: Text
עמודה זו תתמלא עם כתובת URL לתשלום, אם תרצו לשלוח אותה ללקוחות שלכם.

פרוייקטים:

עבור לוח פרויקטים של לקוחות, יש ליצור/לוודא את קיום העמודות הבאות:

תיאור, סוג: Text
עמודה זו תכיל את תיאור הפרויקט.
עמודה מקושרת ללוח – Connected Board , מחוברת ללוח הלקוחות
הוסיפו עמודת מראה המשקפת את שם החברה. יש לוודא שעבור עמודה זו לא מופעלת אפשרות לבחירה מרובה.
סטטוס, סוג: Status
אנו ממליצים להוסיף עמודת סטטוס חדשה במקום להשתמש בעמודה קיימת, מכיוון שעלינו להוסיף מספר סטטוסים. שימו לב שהערכים חייבים להיות בדיוק כפי שמופיעים כאן, רגישים לאותיות גדולות וקטנות. הערכים הם: 'Ready', 'Paid', 'Offer', 'Deal', 'Invrec', 'Receipt', 'Invoice', 'Refund', 'Order', 'Pay page Url created', 'Cancelled', ו-'Closed'. הצבעים הם לבחירתכם.
מלאי, סוג: Connected Board
חיבור עמודה זו ללוח המלאי.
עמודות מראה (Mirror column), מחוברות למלאי:
הוסיפו שתי עמודות מראה בשם 'זמין' ו-'מחיר'.
כמות, סוג: Numbers
עמודה זו תייצג את מספר הפריטים עבור הפרויקט.
iCount Doc ID, סוג: Text
עמודה זו תתמלא אוטומטית על ידי MonIc עם מזהה המסמך מ-iCount.

יש להגדיר את ערך ברירת המחדל של עמודת הכמות ל-0 בעת יצירת פריט.

מלאי:

עבור לוח המלאי יש ליצור את העמודות הבאות:

תיאור, סוג: Long text
עמודה זו תכיל תיאור מפורט של הפריט.
מלאי (במלאי), סוג: Numbers
עמודה זו תייצג את מספר הפריטים הזמינים.
עלות, סוג: Numbers
עמודה זו תייצג את העלות לייצור הפריט עבור הארגון.
מחיר, סוג: Numbers
עמודה זו תייצג את הסכום שהארגון רוצה לגבות עבור הפריט.
סטטוס, סוג: Status
MonIc דורשת ערך סטטוס ספציפי: 'Imported from iCount'. יש לוודא שזה הערך המדויק, והוא רגיש לאותיות גדולות וקטנות.
iCount Item ID, סוג: Text
עמודה זו תעודכן על ידי MonIc עם הנתונים מ-iCount, ותכיל את מזהה הפריט שהוקצה ב-iCount לפריט זה.
SKU, סוג: Text
עמודה זו תכיל את מספר הזיהוי (SKU) של הפריט.
ALT SKU, סוג: Item id
אם לא תגדירו את ערך ה-SKU, MonIc ישתמש במזהה הפריט במקום. תמיד תוכלו לעדכן את ה-SKU מאוחר יותר.

לאחר מכן, נגדיר ערכי ברירת מחדל. יש להגדיר את העמודות מלאי, עלות ומחיר כך שהערך הראשוני שלהן יהיה 0 בעת יצירתן.

כעת עלינו להגדיר ל-MonIc מהו המשותף בין התהליך ב-monday.com לבין iCount. כלומר, אנחנו פשוט צריכים לקחת את העמודות והלוחות ולמפות אותם לשירות MonIc. אין מה לדאוג, יצרנו תהליך שמקל על כך.

בלוח אנשי הקשר/לקוחות, פתחו את תצוגת הפריט ולחצו על ה-"+" כדי להוסיף תצוגה חדשה. לחצו על 'אפליקציות מותקנות' וחפשו את MonIc. לאחר מכן תופיע לכם אפשרות לבחור את התצוגה בשם 'MonIc – iCount Client View'.

זהו המסך שתראו. אנחנו לא משתמשים בתבנית המוגדרת מראש של MonIc, אלא בהתאמה אישית של השירות, לכן לחצו על 'בואו נתחיל'. (מומלץ להגדיר את תצוגה זו כתצוגת ברירת המחדל עבור לוח הלקוחות).